一、 您知道什么是档案吗？

档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的历史记录。档案对国家和社会而言，是宝贵的精神和文化财富，能够资政存史，传承文明；对普通公民而言，能够证明和维护您的个人价值及家庭的合法权益。档案的形式主要有：
1、纸质档案。是最常见、最传统、数量最多的档案形式。如政府及其工作部门的“红头文件”，私人手写的信件、文稿，孩子们的作业本、考试卷，毕业证书、病历、存折本等等。如果您有写日记的好习惯，您手写的日记（本）也是纸质档案。
2、音像档案。也称声像档案或视听档案。包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等。世界上第一张照片档案产生于1826年的法国，我国19世纪中叶才有照片档案，20世纪初才出现声音档案。音像档案比纸质档案具有更强的直观性。
3、电子文件（电子档案）。是伴随着计算机技术的发展而产生的一种新型文件。它在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送。通俗地讲，就是计算机及相关数码设备（数码相机、扫描仪等）产生的文件，如MP3文件，DVD、CD播放的光盘文件等。
4、实物档案。可明确说明某一历史事实的实物。如公章或印章、锦旗、奖杯、钱币、牌匾等。
温馨提示：按照《民法通则》和《物权法》的规定，一个组织在其职能活动中形成的档案，归该组织所有。您在公务活动中形成的档案归您所在单位所有，您在非公务活动中形成的档案归您自己所有。当然您通过合法渠道收购或者继承的档案也归您所有。对您所有的档案您可以按照您的意愿和《档案法》的有关规定进行处置。

二、您应该如何保护档案呢？
（一）选择耐久的档案制成材料
纸质档案的载体是纸张，记录内容或信息的是字迹材料，如墨水、印泥、圆珠笔芯、铅笔芯等。因此，档案的制成材料包括载体和字迹材料。
中国人发明的宣纸和墨汁是特别耐久的档案制成材料。从考古发现来看，1000多年前用墨汁书写、描绘在宣纸上的字迹、图画至今仍然清晰可见。油墨、印泥也是很耐久的字迹材料，比较耐久的有蓝黑墨水、彩色油墨等，铅笔、圆珠笔等则是不耐久的字迹材料。
单位或公司一般会选用质地在70克以上的打印纸作为办公用纸。如果您是单位或公司的员工，请不要使用不宜长久保存的字迹材料，例如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、印台油等。热敏纸传真文件一定要及时复印保存，否则时间一长，上面的字迹就会模糊直至消失。如果您是一位领导者，可以要求您所在的单位采购办公用品时，不要购买不耐久的材料，这样可以从源头上保证您的单位形成的档案资料都是适宜长久保存的。
科学实验和实践证明，黑白照片比彩色照片保存时间更长。如果您及家人有心保存私人档案，那么请写信、写作业或者记流水账时最好用质量较好的纸张和炭素墨水。选择一些对您及家人很重要、很珍贵的照片，洗印成黑白照片保存。
（二）精心保管
不同载体和形式的档案，其寿命是不一样的。保管方式和保管环境对档案寿命有很大影响。经过档案人员和科技人员的不断探索，人们已经总结出了如何延长档案寿命的方法，向您作简单介绍，您不妨试试。
1、让档案“居住”在温度和湿度适宜的环境里，能有效地延长档案的寿命。温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。
2、将档案存放在相对密闭的柜子或库房里。档案很腼腆，怕见光；也爱清洁，不喜欢灰尘。阳光照射会使档案失去往日的容颜，字迹褪变，颜色发黄。灰尘容易滋生霉菌，污染档案。
3、磁带、光盘等应远离磁场（如家用电器），应放入专门的盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置，如要平放不宜叠得太高。磁带、光盘较多时，可购买防磁柜，将其存放其中。
4、不要在光盘上写东西，做标记，否则会影响信息的读取。
5、应选用不可擦除型光盘刻录需要保存的音像档案。
温馨提示：如果您是一位具有公职的人员或者公司员工，甚或恰巧是一位档案员，我们向您建议：①注意保存档案原件。原件具有其他复制件不能替代的凭证作用，所以，一定要把最原始的那份保管好。②注意材料的齐全完整。一份齐全完整的文件才能全面反应一个活动的真实面貌。发文稿纸、文件及其附件都是一份完整文件的组成部分，请一定记得把它们一并收集起来。③磁性载体和光盘档案应每4年转存一次，才能有效地保持其内容或信息。
（三）把档案放到更安全的地方去
为更好地保护和利用档案，全国人大常委会于1987年9月5日制定发布《中华人民共和国档案法》（1988年1月1日实施），1996年又对其进行了修订。《档案法》规定：单位的档案由本单位档案机构集中统一管理，任何个人不得据为己有。机关、国有企业事业单位的档案要定期移交国家档案馆保管。同时规定档案馆、档案室应当建立科学的管理制度，配置必要的设施，确保档案安全。
档案放在什么地方更安全？您自己所有的档案可以放在家中最安全的地方，也可存到银行的保险柜里。但是您在公务活动中形成的档案，一个组织在职能活动中形成的档案，放在哪儿才安全呢？我们向您推荐更安全的地方——国家档案馆和单位档案室。
1、把档案交到档案室去
《档案法》规定，每个单位应当建立档案机构，负责收集、保管本单位的档案，并为其所在单位及其职工提供档案信息服务。
您及您的同事们在工作中形成的档案移交档案室，档案室工作人员会及时对档案进行整理（编号、著录），形成档案资源库，。档案库房应当依法具备防火、防盗、防尘、防光、防有害生物等的设施和条件，进出库房也有严格的限制和制度要求。档案室还会按照《档案法》规定，制定科学有效的档案管理制度，能有效地防止关键人员“跳槽”流动等情况所带来的档案流散与损坏，保证单位的信息安全。把档案放到档案室比放在自己身边安全得多，也能让档案发挥更大的作用。
温馨提示：您在工作中形成的照片、录音资料等都应及时归档；单位获得的奖状、奖杯、获奖证书、锦旗等实物，也应向档案室移交，您个人的这些实物档案可以将复制件交给档案室收藏。
2、把档案交到档案馆去 
一个单位或组织在其职能活动中会不断地产生档案。这些档案里包涵了很多信息，除了本单位及其员工需要参考外，还有很多人可能也要利用它，从中找到自己需要的信息。因此《档案法实施办法》规定：国家机关、团体、国有企业事业单位的档案形成10年（县级机关单位）或20年（省及市州级机关单位）后，应向同级国家档案馆移交。
档案馆应修建坚固的库房，配备维持库房恒温恒湿、防火、防盗等的设施设备，负责纸质档案的数字化及数据库建设，并通过各种手段和渠道向社会提供档案信息服务。
档案馆的工作人员会对各单位移交的档案进行整理、加工，把不需要保密，不涉及国家、社会利益和个人隐私的档案信息向社会大众开放。　　把档案交到档案馆去，可以使档案得到更好地保护和开发，让更多人从档案中受益。
温馨提示：由于国家机关、团体、国有企业事业单位的档案形成10年（县级机关单位）或20年（省及市州级机关单位）后才向同级国家档案馆移交，因此，您在档案馆查不到所需要的档案时，有可能是因为这些档案还没有移交到档案馆来。您可以到档案形成单位去看看。
3、您还可以把自己的珍贵档案寄存到档案馆
档案在适宜的温湿度环境里（恒温恒湿，14℃-24℃，相对湿度45%-60%），可以延长寿命。现代家庭一般都装有空调，可以让我们在炎热的夏季和寒冷的冬季舒适一些。但人类觉得舒适的环境档案不一定觉得舒适，况且一般家庭难以一年四季保持恒温恒湿。因此，您不妨将自己的珍贵档案寄存到档案馆去，由档案馆帮你保管保护。
档案馆会与您签订一份寄存合同，明确各自的权利义务。如果您愿意，还可以让其他人参观阅览您的档案。当然，档案馆一般会向您收取一定的保管费用。
温馨提示：我国档案馆有三种类型，即国家档案馆、部门档案馆和企业事业档案馆。国家档案馆又分为综合档案馆和专门档案馆。综合档案馆是按行政区划或历史时期设置的，收集和管理所辖范围内各种门类档案的档案馆。在中央设置三个综合档案馆，即中央档案馆（主要保管中央国家机构的档案）、第一历史档案馆（保管明、清两朝及以前各朝代中央机构的档案）、第二历史档案馆（保管民国时期中央机构形成的档案）。在地方按省、市、县分级设置综合档案馆。专门档案馆指收集和管理某一专门领域或某种特殊载体形态的档案，如人们熟知的城市建设档案馆，保管的是城市规划和建设中形成的档案。部门档案馆是中央和地方某些专业主管部门所属的，收集和管理本部门档案的档案馆，如人们熟知的房地产档案馆、国土资料馆等。企业事业单位可根据本单位需要设置档案馆。

三、您知道自己享有的档案权益和义务吗？ 
《档案法》规定，国家档案馆应当依法向社会开放档案。这是国家档案馆的义务。作为一个普通公民，您有权利用国家档案馆已经开放的档案（无需保密，不涉及国家、社会利益和个人隐私，且年满30年并已对外公布的档案。经济、科技、文化等类档案还可随时向社会开放）。
1、您只要出示有效身份证件，即可利用档案馆的开放档案。
2、如果您需要利用档案馆保管的未开放档案或者政府机关尚未向档案馆移交的档案，还要麻烦您开具单位介绍信，并征得档案保管单位负责人的同意，才可在档案馆或机关档案室利用。
3、利用档案方式主要有：现场查阅；复制；摘抄；网上注册阅读；信函委托查询等。您可根据自己的实际情况选择任何一种方式。
4、档案馆或档案室现场提供档案利用的程序是一致的。
（1）凭介绍信、身份证等有效证件进行查阅登记；
（2）现场查看检索目录，查找你需要的档案；
（3）根据目录申请调阅档案；
（4）对档案进行摘抄复制；
（5）最后，还要请您填写一份查阅结果反馈意见，方便我们进行统计，改进工作。
5、《中华人民共和国政府信息公开条例》规定，国家档案馆是政府信息公开查阅场所。如果您要查阅政府有关政策、法规（即红头文件），也可到档案馆来。我们竭诚为您服务。
6、查阅档案和政府信息是免费的。
7、如果您在正常工作日无法到档案馆来，可以通过电话或电子邮件向档案馆预约，档案馆的服务人员会真诚地等您赴约。
8、还有一件事需要提醒您：您的人事档案一般是跟着您的工作单位走，不会保管在国家档案馆里。无论您的工作如何变化，您的人事档案一般随您而动。如果您的人事档案不幸丢失，您可以在您曾经工作或学习过的单位、学校，按照一定程序补办相关证明。

四、您在利用档案馆的档案中应当注意什么？
1、无论您利用的是纸质档案，还是其他形式的档案，或者是档案的复制品（如光盘、缩微胶片等），请您千万珍惜，避免污损，切勿折叠，勿要涂改，更不能丢失或销毁。特别是档案原件，它不是图书，多是孤本，更要爱惜。
2、如果在您公开出版的著作中大量引用您在档案馆查阅的档案，需要征得档案馆的同意。否则，您有可能被认为擅自公布国家所有的档案，从而给您带来不必要的麻烦。
温馨提示：如果您利用档案馆保管的档案，创作出版了作品，您不妨将作品赠送一份给档案馆，我们将不甚感激，并会利用机会为您宣传。
五、您知道哪些行为是《档案法》及其实施办法所禁止的？
1、出卖国家所有的档案；
2、擅自转让国家所有的档案；
3、擅自携带、邮寄珍贵档案出境；
4、不按规定或者不按期移交档案；
5、不按国家规定开放档案；
6、玩忽职守，造成档案损失；
7、未经档案专项验收，就对工程项目进行竣工验收。